Ngày xửa ngày xưa, cách duy nhất để quản lý in ấn là dùng một máy chủ in chuyên dụng (print server). Rồi điện toán đám mây xuất hiện, và “in ấn không máy chủ” (serverless printing) trở thành hiện thực.
Nhưng nếu bạn đang tự hỏi: “Cái nào tốt hơn, print server hay serverless?”, thì thật ra bạn đang hỏi sai câu hỏi.
Không phải giải pháp nào tốt hơn giải pháp nào. Mỗi mô hình đều có ưu và nhược điểm riêng. Điều bạn nên hỏi là: “Giải pháp in ấn nào phù hợp với hạ tầng IT của tôi?”
Serverless printing là gì?
Serverless printing thực chất là một từ khóa thời thượng để chỉ quản lý in ấn trên nền tảng đám mây. Thay vì quản lý hệ thống máy in bằng print server, bạn “không dùng máy chủ”.
Tức là bạn không có máy chủ in vật lý tại chỗ. Thay vào đó, bạn thuê dịch vụ đám mây để đảm nhiệm vai trò của print server.
Có nhiều mô hình “serverless printing” khác nhau:
- Tự lưu trữ trong private cloud của doanh nghiệp
- Hoàn toàn chạy trên public cloud theo mô hình SaaS
- Một số giải pháp on‑premises cũng có thể được host trên cloud, bạn chỉ chọn nơi đặt máy chủ và truy cập qua đám mây thay vì tự vận hành
Vì vậy, đừng nhầm lẫn: “serverless printing” là một cách gọi chưa chính xác. Vẫn có một “print server” nào đó đang hoạt động ở đâu đó — chỉ là bạn không sở hữu hoặc không nhìn thấy nó.
Bạn thấy vì sao gọi nó là “buzzword” rồi đúng không?
Lợi ích của serverless printing
Không cần bảo trì
Không có print server nghĩa là không phải bảo trì print server. Điều này rất phù hợp với các doanh nghiệp hiện đại vốn ít phần cứng. Nếu bạn không có server nội bộ, bạn cũng chẳng muốn thêm một print server vào hệ thống.
Điều này giúp mang sức mạnh của các giải pháp quản lý in ấn chuyên nghiệp đến cả những doanh nghiệp nhỏ vốn nghĩ rằng chỉ doanh nghiệp lớn mới dùng được.
Linh hoạt và dễ mở rộng
Giải pháp in ấn đám mây tự động mở rộng theo nhu cầu. Khi số lượng người dùng tăng hoặc giảm, dịch vụ in ấn cũng tự điều chỉnh.
Trong thời đại làm việc hybrid, điều này cực kỳ quan trọng. Khối lượng in giảm không đồng nghĩa với việc print server bị bỏ phí — hệ thống cloud chỉ đơn giản thu nhỏ lại.
Giảm chi phí
Duy trì một print server tốn khoảng 2.000–3.000 USD/năm. Nếu bạn có nhiều server, chi phí tăng rất nhanh.
Serverless printing giúp giảm mạnh chi phí vận hành: phần cứng, bảo trì, cấp phép phần mềm, nhân sự IT…
Giảm gánh nặng cho IT
Ít server hơn nghĩa là hạ tầng dễ quản lý hơn. Serverless printing giảm thời gian xử lý sự cố, giảm ticket hỗ trợ, giảm công việc vận hành.
Cập nhật phần mềm diễn ra tự động. Tính năng mới được triển khai liên tục. IT không còn phải lo việc “chăm sóc” print server mỗi ngày.
Nhược điểm của serverless printing
Bảo mật
Một số giải pháp in ấn đám mây đặt ra câu hỏi:
- Tài liệu có đi ra ngoài mạng nội bộ không?
- Điều này có làm tăng rủi ro bảo mật không?
- Có ảnh hưởng đến tuân thủ GDPR, HIPAA… không?
Độ tin cậy
Một số giải pháp phụ thuộc quá nhiều vào kết nối internet. Nếu máy tính hoặc mạng bị mất kết nối, việc in có thể bị gián đoạn.
Hiệu năng
Tài liệu ngày càng lớn và phức tạp. Tải xuống nhanh, nhưng tải lên thường chậm hơn.
Nếu toàn bộ quy trình in ấn diễn ra trên cloud, hiệu năng có thể giảm đáng kể nếu giải pháp không tối ưu.
Ngoài ra, nhiều giải pháp cloud chưa có bộ tính năng phong phú như 20+ năm kinh nghiệm của các print server on‑premises.
Kiểm soát
Khi thuê dịch vụ cloud, bạn giao quyền kiểm soát cho nhà cung cấp:
- Không kiểm soát được nơi lưu trữ dữ liệu
- Không kiểm soát được chu kỳ cập nhật
Điều này có thể là lợi thế hoặc bất lợi tùy doanh nghiệp.
Ưu điểm của print server truyền thống
Hiệu năng
Phần cứng chuyên dụng = hiệu năng mạnh mẽ. Print server xử lý toàn bộ tác vụ in ấn một cách tối ưu.
Kiểm soát
Bạn sở hữu mọi thứ: bảo trì, cập nhật, bảo mật. Bạn quyết định tất cả.
Bảo mật
Tài liệu không rời khỏi mạng nội bộ, giảm đáng kể bề mặt tấn công.
Nhược điểm của print server
Bảo trì
Print server chiếm không gian và cần chăm sóc thường xuyên.
Chi phí
Phần cứng + bảo trì = tốn kém.
Yêu cầu chuyên môn IT
Không phải doanh nghiệp nào cũng có đội IT đủ lớn hoặc đủ chuyên môn để vận hành print server.
Tự host hay dùng cloud hoàn toàn?
Giải pháp private cloud (self‑hosted) mang lại một số lợi ích của serverless printing nhưng vẫn giữ được:
- Hiệu năng
- Kiểm soát
- Bảo mật
Ví dụ: PaperCut MF phù hợp cho triển khai private cloud, cho phép bạn chọn nơi đặt server và kiểm soát toàn bộ dữ liệu, backup, cập nhật.
Trong khi đó, PaperCut Hive và PaperCut Pocket là giải pháp cloud thuần túy, không cần print server, không cần bảo trì.
Công nghệ Edge Mesh giúp kết hợp ưu điểm của cả cloud và on‑premises.