Trước đây, trong hầu hết doanh nghiệp, dữ liệu in ấn và scan được xử lý và lưu trực tiếp trên ổ cứng của máy photocopy / máy in đa chức năng (MFP).

Điều này từng được xem là bình thường, nhưng thực tế lại tiềm ẩn rủi ro bảo mật rất lớn.

❗ Khi máy photocopy rời khỏi doanh nghiệp, dữ liệu vẫn ở lại

Các máy photocopy hiện đại đều có ổ cứng để:

  • Lưu hàng đợi lệnh in

  • Lưu file scan

  • Lưu dữ liệu xử lý tạm thời

  • Lưu lịch sử in ấn

👉 Khi máy:

  • Không còn sử dụng

  • Được thay mới

  • Trả lại cho đơn vị cho thuê

  • Đem đi bảo trì hoặc thanh lý

➡️ Dữ liệu in nhạy cảm có thể vẫn còn tồn tại trên ổ cứng, và có nguy cơ bị truy xuất trái phép.

Chỉ cần tháo ổ cứng và kết nối vào máy tính, nhiều dữ liệu có thể được phục hồi nếu không được bảo vệ đúng cách.

✅ PaperCut – Bảo mật dữ liệu in ngay từ lúc truyền đi

PaperCut không chỉ quản lý in ấn, mà còn bảo vệ dữ liệu xuyên suốt toàn bộ vòng đời xử lý in.

🔐 1. Mã hóa dữ liệu trước khi truyền tới máy photocopy

PaperCut mã hóa dữ liệu in trước khi truyền từ máy người dùng hoặc server tới máy photocopy.

✔️ Ngăn chặn:

  • Nghe lén dữ liệu trên mạng nội bộ

  • Bị đánh cắp dữ liệu khi truyền qua hệ thống mạng

  • Rủi ro khi sử dụng hạ tầng mạng chung hoặc phức tạp

👉 Ngay cả khi dữ liệu bị chặn lại trên đường truyền, nội dung vẫn không thể đọc được.

🔐 2. Secure Print – In an toàn, chỉ in khi có người nhận

  • Người dùng phải xác thực tại máy (thẻ từ, mã PIN, AD, v.v.)

  • Tài liệu chỉ được giải mã và in tại thời điểm người dùng đứng trước máy

  • Tránh:

    • In nhầm

    • In bỏ quên

    • File in tồn đọng trên ổ cứng thiết bị

🔐 3. Giảm dữ liệu tồn dư trên ổ cứng máy photocopy

  • PaperCut hạn chế việc lưu trữ file in lâu dài trên thiết bị

  • Dữ liệu chỉ tồn tại trong thời gian cần thiết để in

  • Giảm thiểu nguy cơ dữ liệu “đi theo máy” khi máy rời khỏi doanh nghiệp

🔐 4. Kiểm soát – truy vết – tuân thủ

  • Ghi nhận chi tiết: ai in, in lúc nào, tại đâu

  • Phục vụ kiểm tra, audit, điều tra sự cố

  • Hỗ trợ các yêu cầu bảo mật & tuân thủ như ISO, GDPR, chính sách nội bộ

🎯 Kết luận

Máy photocopy là một điểm rủi ro bảo mật nếu không được kiểm soát đúng cách.

Với PaperCut:

  • Dữ liệu được mã hóa ngay từ lúc truyền đi

  • Chỉ được giải mã tại đúng thiết bị, đúng người

  • Không để dữ liệu tồn dư không kiểm soát trên ổ cứng máy photocopy

👉 Doanh nghiệp có thể yên tâm thay máy, thuê máy, hoặc bảo trì thiết bị mà không lo dữ liệu in bị rò rỉ.

Nguy cơ rò rỉ dữ liệu từ ổ cứng máy photocopy – và cách PaperCut bảo vệ dữ liệu toàn diện