DocTracker + PaperCut: Bộ đôi giám sát & bảo mật tài liệu in mạnh nhất cho doanh nghiệp hiện đại

Trong thời đại mà tài liệu nội bộ chính là tài sản trí tuệ, việc kiểm soát chặt chẽ mọi luồng thông tin – đặc biệt là tài liệu được in ra – trở thành yêu cầu sống còn đối với các doanh nghiệp.
DocTracker kết hợp cùng PaperCut tạo thành một “lá chắn kép”, giúp doanh nghiệp giám sát nội dung in theo thời gian thực, cảnh báo ngay lập tức, và ngăn chặn thất thoát dữ liệu trước khi quá muộn.

1. Giám sát nội dung in – Real-time Content Monitoring

DocTracker theo dõi toàn bộ nội dung mà người dùng gửi đến máy in:

  • Phân tích nội dung in theo thời gian thực

  • Dò tìm từ khóa nhạy cảm, thuật ngữ kỹ thuật, mã code, bản vẽ, tài liệu mật

  • Gắn watermark thông tin người in vào bản in để truy xuất

Khi phát hiện tài liệu nhạy cảm hoặc nằm trong danh sách cấm, hệ thống lập tức:

  • Chặn lệnh in

  • Gửi cảnh báo ngay lập tức cho cấp quản lý (Email / Telegram / Teams)

  • Ghi lại log chi tiết: người in – thời điểm – nội dung – máy in – phòng ban

⚠️ 2. Cảnh báo chủ động cho quản lý

Không cần đợi báo cáo cuối tháng.
Khi sự cố xảy ra, người quản lý nhận alert tức thời:

  • “Nhân viên A đang in tài liệu có chứa từ khóa “Thiết kế chipset v3””

  • “Phòng R&D vừa in bản vẽ mạch PCB Proto” vào ngoài giờ”

Cấp quản lý có thể:

✔ Duyệt hoặc từ chối lệnh in từ xa
✔ Khoá tài khoản in tạm thời
✔ Xem bản preview tài liệu gây cảnh báo

3. Tích hợp hoàn hảo với PaperCut – Tăng 200% hiệu quả bảo mật

PaperCut vốn đã mạnh về:

  • Kiểm soát quyền in

  • Xác thực người dùng bằng thẻ/QR

  • Theo dõi chi phí, báo cáo, hạn mức

  • Secure Print Release (in bảo mật)

Khi ghép với DocTracker, doanh nghiệp có thêm:

  • Giám sát nội dung → Biết chính xác thứ được in

  • Giám sát quy trình → Biết ai in, ở đâu, khi nào

  • Kiểm soát hành động → Cho phép hoặc chặn ngay lập tức

Từ “giám sát chi phí” → nâng cấp lên giám sát bảo mật thông tin end-to-end.

4. DocTracker phù hợp cho các doanh nghiệp nào?

Giải pháp được thiết kế cho các môi trường yêu cầu bảo mật cực kỳ cao.

➤ Nhà máy sản xuất & R&D

  • Bản vẽ CAD, BOM, sơ đồ dây chuyền

  • Tài liệu quy trình sản xuất

  • Thiết kế mẫu – prototype

Ví dụ:
Nhà máy điện tử phát hiện nhân viên in bản vẽ thiết kế mạch mainboard mẫu → hệ thống tự động chặn và báo động cho QA Manager.

➤ Công ty thiết kế thời trang

  • Mẫu thiết kế mới

  • Rập kỹ thuật

  • Thông số chất liệu / màu

Ví dụ:
Bộ phận thiết kế in thử mẫu “2026 Spring Collection” trước ngày ra mắt → DocTracker cảnh báo ngay vì thuộc danh mục tài liệu “Strict Confidential”.

➤ Ngân hàng – tài chính

  • Sao kê khách hàng

  • Báo cáo tín dụng

  • Hồ sơ KYC

  • Tài liệu dùng nội bộ

Ví dụ:
Nhân viên vô tình in file chứa 1000 thông tin KH → DocTracker tự khoá lệnh in để tránh rò rỉ PII.

⚖️ ➤ Công ty luật / kiểm toán / tư vấn

  • Hợp đồng

  • Tài liệu khách hàng

  • Hồ sơ tranh tụng

  • Báo cáo dự án

Ví dụ:
Hệ thống cảnh báo khi phát hiện tài liệu có cụm từ “Merger Agreement – Draft”.

➤ Bệnh viện / Healthcare

  • Hồ sơ bệnh án

  • Báo cáo y khoa

  • Thông tin bệnh nhân (PHI)

5. Các tính năng nổi bật khác

  • Lưu bản ghost copy của tài liệu để điều tra khi cần

  • Báo cáo thống kê cảnh báo theo tuần/tháng

  • Mapping theo phòng ban và máy in

  • Phân quyền quản lý theo cấp độ bảo mật

  • Audit trail đầy đủ phục vụ nội kiểm / ISO / SOC2

Kết luận

DocTracker + PaperCut là giải pháp mà mọi doanh nghiệp có dữ liệu quan trọng đều cần.
Không chỉ kiểm soát ai in, in gì, ở đâu, mà còn bảo vệ tài sản trí tuệ, ngăn chặn rò rỉ tài liệu ngay từ bước nhỏ nhất – chiếc máy in.

DocTracker + PaperCut: Giám sát dữ liệu in thời gian thực