Quét tích hợp là gì? – Quản lý In, Scan, Copy, Cắt giảm chi phí

Quét tích hợp là gì?
Tích hợp Quét là ứng dụng kiểm soát quét của PaperCut MF. Nó được nhúng trên các Thiết bị Đa chức năng (MFD) để cung cấp tính năng Quét tích hợp an toàn như một trải nghiệm một chạm đơn giản.

Quét tích hợp không chỉ cung cấp các cài đặt công việc quét phổ biến nhất thông qua giao diện nhất quán trên hầu hết các thương hiệu MFD, nó còn cho phép bạn dễ dàng kiểm soát, theo dõi và báo cáo về tất cả các hành động quét của người dùng trên thiết bị của bạn.

Hành động quét
Hành động quét là cài đặt quét đặt trước kiểm soát đầu ra của quá trình quét (loại tệp, DPI, in hai mặt, văn bản có thể tìm kiếm, chia tách hàng loạt, xóa trang trống, v.v.) và vị trí gửi (email, thư mục, đám mây). Hành động quét giúp quá trình quét đơn giản và nhanh chóng cho người dùng của bạn.

Bạn có thể thiết lập bất kỳ số lượng hành động quét nào bằng giao diện web Quản trị viên PaperCut MF. Và bạn có thể kiểm soát (ở cấp độ người dùng hoặc nhóm) ai có quyền truy cập vào từng hành động quét.

Các hành động quét mất vài phút để định cấu hình và sau khi thiết lập, chúng sẽ tự động có sẵn trên tất cả các MFD của bạn. Điều này đảm bảo rằng tất cả người dùng có quyền truy cập vào hành động quét đều có trải nghiệm quét nhất quán cho dù họ đang ở đâu hoặc họ đang sử dụng thiết bị nào. Họ chỉ cần chọn một hành động quét để nhanh chóng và dễ dàng thực hiện công việc quét và tính phí nó vào tài khoản.

PaperCut MF cung cấp các loại hành động quét sau:

Quét đến Email

Quét vào thư mục

Quét vào bộ nhớ đám mây

Quét đến Email
Gửi tài liệu đã quét đến email chính của người dùng hoặc địa chỉ email được xác định trước. Ví dụ: bạn có thể muốn chia sẻ một tài liệu đã quét với một người nào đó trong tổ chức của bạn ở một vị trí khác và do đó không thể truy cập vào một thư mục bảo mật.

Quét vào thư mục
Gửi tài liệu đã quét đến thư mục chính / thư mục cá nhân của người dùng hoặc đường dẫn mạng được xác định trước. Ví dụ: gửi bản quét trực tiếp đến một thư mục trong hệ thống quản lý tài liệu.

Quét vào bộ nhớ đám mây
Gửi tài liệu đã quét đến một vị trí trong nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ đám mây mà bạn chọn, thông qua khu vực lưu trữ mà bạn chọn. Người dùng có thể thiết lập tài khoản của riêng họ trong nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ.

Đây là giải pháp lưu trữ bằng một cú nhấp chuột bao gồm quản lý xác thực cho hầu hết các nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ đám mây. Các ưu điểm khác là tự động sao lưu (không cần sao lưu cục bộ) và truy cập để quét từ mọi nơi.

Hiện tại PaperCut MF hỗ trợ quét các thư mục cá nhân trong:

Google Drive

OneDrive (Cá nhân và Doanh nghiệp)

Dropbox (Cá nhân và Doanh nghiệp)

Cái hộp

Evernote

pCloud

Hiện tại PaperCut MF hỗ trợ quét các thư mục chia sẻ trong:

SharePoint Online

Xử lý tài liệu để nâng cao khả năng quét
Một trong những điều tuyệt vời về Quét tích hợp là bạn có thể chọn tăng cường quét bằng Xử lý tài liệu để tự động hóa các tác vụ chuyển đổi thủ công và cải thiện chất lượng hình ảnh.

Xử lý tài liệu cung cấp khả năng:

tạo văn bản có thể tìm kiếm và chỉnh sửa được bằng cách sử dụng Nhận dạng ký tự quang học (OCR)

tạo ra nhiều tài liệu từ một lần quét, sử dụng Tách hàng loạt

dọn dẹp tài liệu bằng tính năng Xóa trang trống

cải thiện chất lượng trực quan của tài liệu với Despeckle và Deskew.

Quan trọng là bạn có thể chọn nơi Xử lý tài liệu được thực hiện; cục bộ bằng cách sử dụng cơ sở hạ tầng của riêng bạn hoặc trên đám mây bằng Dịch vụ đám mây của PaperCut MF. Tùy chọn tốt nhất cho bạn tùy thuộc vào chính sách dữ liệu của tổ chức bạn và khả năng hệ thống.